Z klientského chatu na jasné zadání

Pro koho je tento návod?

Tento návod je určen pro account manažery, freelancery a poskytovatele služeb, kteří dostávají od klientů neformální zprávy, zápisy z hovorů nebo chaotické e-maily a chtějí z nich vytvořit čistý koncept zadání.

S čím návod pomáhá

Postup pomáhá vypreparovat cíle projektu, požadavky na výstupy, omezení a termíny. Hlavním přínosem je odhalení chybějících informací a rozporů, které je potřeba s klientem předem dovyjasnit.

Jak tento návod použít

Chcete-li přeměnit neformální zprávu od klienta na čisté a strukturované projektové zadání, postupujte následovně:

• Otevřete nový chat v ChatGPT, Claude nebo jiném AI nástroji.
• Nejdříve zkopírujte a vložte níže připravený prompt z části Prompt ke zkopírování.
• Poté do chatu vložte anonymizovanou komunikaci od klienta (e-mail, přepis schůzky nebo zprávu).
• Výstup z AI vždy ručně zkontrolujte, upravte a teprve poté odešlete klientovi nebo použijte jako zadání pro tým.

Bezpečnost před vložením komunikace

Než vložíte klientský text do jakéhokoli veřejného AI modelu, ujistěte se, že splňujete tyto bezpečnostní body:

• Odstraňte všechna osobní jména, e-mailové adresy, telefonní čísla, adresy a konkrétní názvy firem, pokud nejsou pro vyřešení úkolu nezbytné.
• Nahraďte jméno klienta nebo firmy zástupným označením, například [KLIENT] nebo [PROJEKT].
• Nevkládejte žádné přístupy, hesla, interní ceny, neveřejné dokumenty ani jiné strategicky citlivé údaje.
• Pokud je vstupní komunikace ve formě screenshotu, zkontrolujte jeho čitelnost a doporučujeme text raději ručně přepsat, abyste předešli chybám při čtení obrazu.
• Mějte na paměti, že AI výstup slouží výhradně jako pracovní podklad pro vás. Výstup není automatickou odpovědí a vy nesete plnou odpovědnost za finální odeslanou verzi.

Tento prompt slouží k analýze a převodu neformální komunikace od klienta na čisté, strukturované projektové zadání a návrh odpovědi.

- Nejdříve vždy vytvoř všech sedm částí požadovaného výstupu.
- Návrh odpovědi klientovi vytvoř až jako poslední, v části 7.
- Pracuj pouze s informacemi, které jsou ve vstupu.
- Nic si nevymýšlej. Každý předpoklad jasně označ jako „K ověření“.
- Pokud je zadání nejasné, navrhni konkrétní otázky pro klienta.
- Nevytvářej závaznou nabídku, smlouvu, cenu ani termín, pokud nejsou výslovně uvedeny a potvrzeny.
- Nikdy netvrď, že je termín, rozsah, cena nebo budoucí technické rozšíření reálné či snadné, pokud to nebylo potvrzeno.
- Místo toho používej formulace „prověříme“, „upřesníme“, „navrhnu varianty“ nebo „záleží na rozsahu a podkladech“.
- Neodesílej nic automaticky. Návrh odpovědi je vždy jen návrh k mé ruční kontrole.
- Pokud vstup obsahuje osobní údaje, jména, telefony, e-maily, adresy, přístupy, citlivé údaje nebo neveřejná data, nejdříve mě upozorni, že je mám odstranit či nahradit zástupnými údaji.
- Pokud je vstup jen screenshot a text nebo čísla nejsou dobře čitelné, neodhaduj je. Označ je jako nečitelné a požádej o přepis nebo potvrzení.

AŽ VLOŽÍM KOMUNIKACI, VYTVOŘ VÝSTUP V PŘESNĚ TÉTO STRUKTUŘE:

1. STRUČNÉ SHRNUTÍ
- maximálně 4 věty;
- co klient zjevně řeší a jaký výsledek očekává.

2. CO VÍME JISTĚ
- přehled bodů, které komunikace přímo potvrzuje.

3. CO JE K OVĚŘENÍ
- předpoklady, nejasnosti, rozpory nebo chybějící informace;
- u každého bodu napiš, proč je důležitý.

4. NÁVRH PRACOVNÍHO ZADÁNÍ
Použij podnadpisy:
- Cíl
- Rozsah práce
- Požadované výstupy
- Omezení nebo preference klienta
- Podklady, které již máme
- Podklady, které ještě chybí

Vše, co není jisté, označ „K ověření“.

5. OTÁZKY PRO KLIENTA
- navrhni nejvýše 5 konkrétních, jednoduchých a prioritních otázek;
- nejdříve se ptej na věci, bez nichž nelze rozhodnout o dalším kroku.

6. DOPORUČENÝ DALŠÍ KROK
- napiš krátký, praktický postup pro mě;
- rozliš, co mohu udělat hned a na co musím počkat od klienta.

7. NÁVRH ODPOVĚDI KLIENTOVI
- napiš přirozenou, stručnou a profesionální odpověď v češtině;
- poděkuj, shrň porozumění a polož jen nejdůležitější otázky;
- neslibuj cenu, termín ani rozsah, pokud nejsou potvrzené.

Na konci vždy přidej větu:
„Před odesláním zkontrolujte fakta, tón, rozsah a všechny závazky vůči klientovi.“

Ukázkový vstup

Zde je příklad neformální klientské poptávky, kterou můžete použít k otestování promptu:

Dobrý den, našel jsem na vás kontakt přes kamaráda. Potřebovali bychom asi web pro naše nové studio, zatím máme jen Instagram a pár fotek. Chtěli bychom, aby to působilo moderně, ale ne moc studeně. Manžel říká, že tam musíme mít i ceník, já si nejsem jistá.

Možná bychom časem chtěli i objednávkový formulář, ale teď asi ne. Máme otevřít někdy v říjnu, tak by bylo dobré mít něco hotového předtím. Pošlu vám potom inspiraci a logo, jen ho ještě trochu předěláváme.

Rozpočet zatím úplně nevím, záleží, co všechno bude potřeba. Můžete mi napsat, jak by to přibližně fungovalo?

Zkrácená ukázka výstupu

Ukázka formátu výstupu, který AI asistent připraví pro vaši kontrolu:

1. STRUČNÉ SHRNUTÍ
- Klient poptává nový moderní web pro nové studio s plánovaným otevřením v říjnu.

2. CO VÍME JISTĚ
- Zdroj podkladů: Instagram a fotografie.
- Termín spuštění: Před říjnem.

3. CO JE K OVĚŘENÍ
- Rozsah prací: Zda bude součástí i ceník a objednávkový formulář.
- Identita a podklady: Logo se předělává, chybí grafická inspirace.
- Rozpočet: Není stanoven.

4. OTÁZKY PRO KLIENTA
- Chcete na webu rovnou spustit ceník a rezervační formulář, nebo je odložíme?
- Máte představu o přibližném rozpočtu na vývoj?

5. NÁVRH ODPOVĚDI
"Dobrý den, děkuji za zprávu. Rád vám s moderním webem pro studio pomohu. Abychom mohli upřesnit postup a rozsah, chci se zeptat..."

Co si na výstupu zkontrolovat

Před odesláním nebo použitím výstupu od AI zkontrolujte:

• Správnost faktů: Ověřte, zda AI správně pochopila cíle klienta a nepřekroutila žádné zmíněné informace.
• Tón komunikace: Ujistěte se, že navržená odpověď zní přirozeně a odpovídá vašemu stylu psaní.
• Rozsah práce: Zkontrolujte, zda AI do pracovního zadání nepřidala funkce, které klient nepožadoval.
• Závazky a přísliby: Ujistěte se, že v textu není omylem slíbena konkrétní cena, pevný termín dodání nebo konečný rozsah projektu, které zatím nemáte potvrzené.

Materiály ke stažení

Stáhněte si tento návod v editovatelném formátu Word (DOCX) nebo ve formátu PDF pro snadný tisk a offline čtení:

Související návody

• JMHZ a české mzdové výkaznictví — AI jako kontrolní asistent – Jak bezpečně a v souladu s předpisy využít AI pro kontrolu, formátování a ověřování mzdových podkladů.
• Z poptávky na další krok – Vyhodnoťte příchozí obchodní poptávky, posuďte shodu s vašimi službami a navrhněte úvodní odpověď.