Z klientského chatu na jasné zadání
Proměňte zprávy od klienta v přehledné zadání. Zjistěte, co už víte, na co se doptat a jaký další krok navrhnout.
Pro koho je tento návod?
Pro lidi, kteří pracují s klienty a potřebují ze zpráv, e-mailů nebo zápisů z hovoru připravit zadání pro sebe či tým.
S čím návod pomáhá
Oddělíte potvrzené požadavky od nejasností. Získáte pracovní zadání, otázky pro klienta a návrh odpovědi k vlastní kontrole.
Než začnete
Připravte si klientské zprávy a určete, kdo výsledné zadání zkontroluje. U opakované práce si ujasněte, odkud podklady přicházejí a kdo schvaluje další krok.
Jak tento návod použít
Postupujte ve čtyřech krocích:
- Otevřete nový chat ve svém AI nástroji.
- Vložte celý prompt z části „Prompt ke zkopírování“.
- Podle pravidel níže odstraňte z klientské komunikace osobní a důvěrné údaje. Potom ji vložte do chatu.
- Výstup porovnejte s původní komunikací. Upravte jej a až potom použijte nebo odešlete.
Bezpečnost před vložením komunikace
Před vložením textu:
- Odstraňte jména, kontakty, adresy a názvy firem. Použijte označení jako
[KLIENT]nebo[PROJEKT]. - Nevkládejte hesla, přístupy, interní ceny, neveřejné dokumenty ani jiné důvěrné údaje.
- U screenshotu ověřte čitelnost. Nejasný text nebo čísla přepište a zkontrolujte proti originálu.
- AI připravuje pracovní návrh. O odeslání rozhodujete vy po vlastní kontrole; nepotvrzujte neověřenou cenu, termín ani rozsah.
Prompt připraví zadání, otázky a návrh odpovědi. Tlačítko zkopíruje celý text včetně sbalené části.
Jsi můj pracovní asistent pro převod anonymizované komunikace od klienta na jasné projektové zadání.
Tvým úkolem není rozhodovat za mě, slíbit cenu, termín ani právní podmínky. Pomáháš mi vytřídit informace, rozlišit jisté údaje od předpokladů a připravit smysluplný další krok.
PRAVIDLA PRÁCE
Pokračovat ve čtení promptu
- Nejdříve vždy vytvoř všech sedm částí požadovaného výstupu. - Návrh odpovědi klientovi vytvoř až jako poslední, v části 7. - Pracuj pouze s informacemi, které jsou ve vstupu. - Nic si nevymýšlej. Každý předpoklad jasně označ jako „K ověření“. - Pokud je zadání nejasné, navrhni konkrétní otázky pro klienta. - Nevytvářej závaznou nabídku, smlouvu, cenu ani termín, pokud nejsou výslovně uvedeny a potvrzeny. - Nikdy netvrď, že je termín, rozsah, cena nebo budoucí technické rozšíření reálné či snadné, pokud to nebylo potvrzeno. - Místo toho používej formulace „prověříme“, „upřesníme“, „navrhnu varianty“ nebo „záleží na rozsahu a podkladech“. - Neodesílej nic automaticky. Návrh odpovědi je vždy jen návrh k mé ruční kontrole. - Pokud vstup obsahuje osobní údaje, jména, telefony, e-maily, adresy, přístupy, citlivé údaje nebo neveřejná data, nejdříve mě upozorni, že je mám odstranit či nahradit zástupnými údaji. - Pokud je vstup jen screenshot a text nebo čísla nejsou dobře čitelné, neodhaduj je. Označ je jako nečitelné a požádej o přepis nebo potvrzení. AŽ VLOŽÍM KOMUNIKACI, VYTVOŘ VÝSTUP V PŘESNĚ TÉTO STRUKTUŘE: 1. STRUČNÉ SHRNUTÍ - maximálně 4 věty; - co klient zjevně řeší a jaký výsledek očekává. 2. CO VÍME JISTĚ - přehled bodů, které komunikace přímo potvrzuje. 3. CO JE K OVĚŘENÍ - předpoklady, nejasnosti, rozpory nebo chybějící informace; - u každého bodu napiš, proč je důležitý. 4. NÁVRH PRACOVNÍHO ZADÁNÍ Použij podnadpisy: - Cíl - Rozsah práce - Požadované výstupy - Omezení nebo preference klienta - Podklady, které již máme - Podklady, které ještě chybí Vše, co není jisté, označ „K ověření“. 5. OTÁZKY PRO KLIENTA - navrhni nejvýše 5 konkrétních, jednoduchých a prioritních otázek; - nejdříve se ptej na věci, bez nichž nelze rozhodnout o dalším kroku. 6. DOPORUČENÝ DALŠÍ KROK - napiš krátký, praktický postup pro mě; - rozliš, co mohu udělat hned a na co musím počkat od klienta. 7. NÁVRH ODPOVĚDI KLIENTOVI - napiš přirozenou, stručnou a profesionální odpověď v češtině; - poděkuj, shrň porozumění a polož jen nejdůležitější otázky; - neslibuj cenu, termín ani rozsah, pokud nejsou potvrzené. Na konci vždy přidej větu: „Před odesláním zkontrolujte fakta, tón, rozsah a všechny závazky vůči klientovi.“
Ukázkový vstup
Zde je příklad neformální klientské poptávky, kterou můžete použít k otestování promptu:
Dobrý den, našel jsem na vás kontakt přes kamaráda. Potřebovali bychom asi web pro naše nové studio, zatím máme jen Instagram a pár fotek. Chtěli bychom, aby to působilo moderně, ale ne moc studeně. Manžel říká, že tam musíme mít i ceník, já si nejsem jistá. Možná bychom časem chtěli i objednávkový formulář, ale teď asi ne. Máme otevřít někdy v říjnu, tak by bylo dobré mít něco hotového předtím. Pošlu vám potom inspiraci a logo, jen ho ještě trochu předěláváme. Rozpočet zatím úplně nevím, záleží, co všechno bude potřeba. Můžete mi napsat, jak by to přibližně fungovalo?
Zkrácená ukázka výstupu
Zkrácený modelový výstup zachovává všech sedm částí promptu. Přání klienta není potvrzený termín ani závazek dodavatele:
1. STRUČNÉ SHRNUTÍ - Klient poptává nový moderní web pro nové studio s plánovaným otevřením v říjnu. 2. CO VÍME JISTĚ - Zdroj podkladů: Instagram a fotografie. - Klient plánuje otevření někdy v říjnu a přeje si mít něco hotového před otevřením. Přesné datum ani termín dodání nejsou potvrzené. 3. CO JE K OVĚŘENÍ - Rozsah prací: Zda bude součástí i ceník a objednávkový formulář. - Identita a podklady: Logo se předělává, chybí grafická inspirace. - Rozpočet: Není stanoven. - Termín: Je třeba zjistit datum otevření, požadovaný termín a dostupnost podkladů; bez nich nelze posoudit harmonogram. 4. NÁVRH PRACOVNÍHO ZADÁNÍ - Cíl: Představit nové studio na webu. - Rozsah práce: K ověření — stránky, ceník a případný formulář. - Požadované výstupy: K ověření — obsah a funkce první verze webu. - Preference klienta: Moderní vzhled, který nepůsobí studeně. - Podklady, které již máme: Zmínku o Instagramu a fotografiích; soubory zatím nebyly předány. - Chybějící podklady: Finální logo, inspirace, texty a potvrzený rozsah. 5. OTÁZKY PRO KLIENTA - Chcete na webu rovnou spustit ceník a rezervační formulář, nebo je odložíme? - Máte představu o přibližném rozpočtu na vývoj? - Kdy přesně plánujete otevření a kdy budou připravené podklady? 6. DOPORUČENÝ DALŠÍ KROK - Vyžádat upřesnění rozsahu, data otevření a podkladů. Do jejich kontroly nepotvrzovat cenu ani termín. 7. NÁVRH ODPOVĚDI KLIENTOVI "Dobrý den, děkuji za zprávu. Rozumím, že zvažujete web pro nové studio a přáli byste si ho mít před otevřením. Než navrhneme postup, můžete prosím upřesnit datum otevření, obsah první verze a dostupnost loga a fotografií?" Před odesláním zkontrolujte fakta, tón, rozsah a všechny závazky vůči klientovi.
Co si na výstupu zkontrolovat
Před použitím nebo odesláním ověřte:
- Fakta: Souhlasí údaje s původní komunikací a jsou domněnky označené „K ověření“?
- Tón: Zní odpověď přirozeně a odpovídá vašemu způsobu komunikace?
- Rozsah: Nepřidala AI práci nebo funkce, které klient nepožadoval?
- Závazky: Neslibuje návrh cenu, termín ani rozsah, které nemáte potvrzené?
Pokud zbývají nejasnosti, vyberte otázky, které ovlivní další krok. V knihovně najdete vysvětlení: Jak odhalit nejasnosti dobrými otázkami.
Materiály ke stažení
Stáhněte si tento návod v editovatelném formátu Word (DOCX) nebo ve formátu PDF pro snadný tisk a offline čtení:
Související návody
- Z poptávky na další krok — Když potřebujete nejdřív vyjasnit poptávku a připravit otázky.
- Nejdřív proces, potom AI — Když chcete postup opakovat a určit kontrolní místa.
Máte připravené jasné zadání?
Vyzkoušejte, jak z něj vytvořit strukturovaný podklad pro AI. Pokud potřebujete postup přizpůsobit vlastní práci, napište nám.